Negli ultimi anni, a causa dei molteplici cambiamenti che hanno interessato il settore della comunicazione e non solo, sempre più aziende hanno scelto di adottare la formula dello smart working.
La pandemia di Covid-19 ha contribuito enormemente alla diffusione di questo nuovo modello di lavoro, fondato sull’esigenza di mantenere una connessione smart, flessibile e versatile tra i componenti dei team di lavoro.
La necessità di rimanere connessi in qualsiasi momento, a prescindere dal luogo fisico del singolo lavoratore, ha favorito la diffusione della unified communication. Questa tecnologia ha saputo agevolare i processi di comunicazione aziendale, rendendo le attività più efficaci, fluide e agili.
Scopriamo cos’è la unified communication e perché questo sistema unificato ha reso possibile il lavoro ibrido e il modern workplace, permettendo alle aziende di tutto il mondo di divenire maggiormente competitive.
Indice dei contenuti
Cos’è la unified communication o comunicazione unificata
Negli anni, sempre più dispositivi e tecnologie sono state impiegate e integrate tra loro per offrire alle imprese una rete in grado di connettere tutti i comparti aziendali, in qualsiasi luogo e momento.
La comunicazione unificata, meglio conosciuta come unified communication (UC), è un sistema unificato di tecnologie capace di mettere in comunicazione diversi strumenti, in favore della digitalizzazione aziendale.
Questo approccio connette gli strumenti mediante un’unica interfaccia: computer, telefoni, chat, social media e app di messaggistica vengono interconnessi da un’architettura di sistemi telematici di ultima generazione.
Le imprese orientate verso lo sviluppo, che desiderano semplificare i processi rendendo l’organizzazione e la comunicazione aziendale più fluida e agile, non possono che adottare il modello della unified communication. Tale sistema consente la massima collaborazione tra gli utenti, realizzata in contesti di mobilità e smart working.
La unified communication ha assunto un ruolo fondamentale per la comunicazione aziendale soprattutto dal 2020, nel momento in cui le imprese di tutto il mondo hanno dovuto fare i conti con una minaccia globale: il Covid-19. Le imprese hanno dovuto reinventare i propri processi, scegliendo tecnologie e logiche organizzative che permettessero di garantire massima operatività anche a distanza. Ciò ha consentito l’evoluzione dello smart working, in favore della business continuity.
La unified communication è stata ed è tuttora fondamentale: l’ambiente integrato di canali comunicativi è in grado di mantenere le attività ben organizzate e connesse, costantemente. I team di lavoro hanno potuto e possono utilizzare, mediante i propri device e direttamente all’interno delle proprie abitazioni, tutti gli strumenti utili per comunicare e collaborare con i componenti della squadra.
Tutto ciò si è tradotto, dal 2020 ad oggi, in un miglioramento dell’accessibilità, della qualità delle relazioni, del clima lavorativo e dell’archiviazione e condivisione dei documenti.
L’unified communication ha permesso, inoltre, di integrare i servizi di centralino rendendo possibile un modello di lavoro ibrido che affianca l’approccio tradizionale e ne massimizza i benefici.
Non esiste solo lo spazio di lavoro classico, fisico: grazie alla unified communication, l’ambiente di lavoro si trasforma in uno spazio virtuale, in grado di abbattere i vincoli fisici e ottimizzare i processi di lavoro.
Come funziona
La unified communication è un sistema unificato che connette più dispositivi e sistemi, migliorandone l’interazione. Gli utenti possono essere raggiunti in qualsiasi momento, da e in qualsiasi luogo, in tempo reale. È possibile condividere documenti, appuntamenti, creare un’agenda virtuale, effettuare riunioni in videoconferenza, comunicare con i colleghi tramite WhatsApp e altre app di messaggistica.
Le informazioni possono essere condivise, gestite e coordinate in modo virtuale, siano esse in formato video oppure audio. Il team di lavoro può, quindi, svolgere le proprie attività in smart working interagendo mediante un unico pannello di strumenti e tecnologie.
Quali sono i vantaggi
La unified communication garantisce molteplici vantaggi sia alle imprese che ai privati. Oltre a rappresentare una tendenza in forte e costante crescita, oltre ad essere un’occasione per scoprire nuovi modelli organizzativi, questa risorsa ottimizza il lavoro di tutto il team rendendolo più agile, scalabile e flessibile.
Le ragioni per le quali è indispensabile, al giorno d’oggi, scegliere il sistema di unified communication sono differenti e importanti:
- ottimizzazione dei processi produttivi e di lavoro. Nuovi canali per la comunicazione aziendale: i sistemi di telefonia e messaggistica vengono integrati all’interno di un unico pannello. I team di lavoro possono rimanere costantemente in contatto mediante servizi di chat, help desk, posta elettronica, CRM in cloud e applicazioni per la videoconferenza;
- aumento della produttività. Il lavoratore è libero di operare da qualsiasi luogo fisico esso voglia, in qualsiasi momento, a seconda delle sue esigenze. Ciò si traduce in una migliore produttività dei dipendenti singoli e in una collaborazione più agile ed efficace tra tutti i membri del team;
- resilienza e agilità. L’aumento della produttività consente di migliorare, nell’insieme, l’operato dell’azienda nell’ambito IT. Approcci sempre più snelli e veloci che generano un incremento nelle potenzialità del business stesso;
- engagement. Le informazioni vengono condivise e diffuse più facilmente e in modo immediato. Ciò si traduce in un potenziamento dell’employee engagement e nell’aumento del livello di soddisfazione degli utenti;
- riduzione dei costi relativi alla comunicazione aziendale. Le spese operative vengono abbattute in quanto i team utilizzano un’unica interfaccia operativa, riducendo il numero di interfacce da gestire e da mantenere. Inoltre, non è più necessario organizzare trasferte o viaggi, in quanto è possibile connettersi con clienti e dipendenti direttamente da remoto. Anche questo consente di utilizzare e gestire al meglio il budget a disposizione;
- sostenibilità. La diminuzione di viaggi, trasferte e spostamenti consente di ridurre l’impatto sull’ambiente. Meno traffico, uguale maggiore qualità dell’aria e meno inquinamento;
- supporto all’innovazione. La unified communication favorisce lo sviluppo della digitalizzazione, snellendo i processi di go-to-market.
Le tecnologie utilizzate
Quali sono le tecnologie utilizzate per la unified communication? Le aziende possono giovare di mezzi di comunicazione virtuali, tra cui i più diffusi e utilizzati dispositivi elettronici, connessi attraverso una rete internet.
Le tecnologie messe in campo dalla unified communication sono:
- dispositivi connessi in rete. Dal personal computer allo smartphone, dal notebook al tablet, passando per stampanti, fax smart, dispositivi di memoria e per l’archiviazione esterni. I sistemi di unified communication garantiscono sempre un accesso sicuro alla rete aziendale;
- software CRM in cloud. La gestione delle relazioni con i clienti viene resa più agile e flessibile mediante appositi software in cloud. Questi software, ospitati nell’infrastruttura del cloud del provider, possono essere utilizzati dagli utenti scaricando un client che fornisce l’accesso alla rete condivisa. L’utente può accedere mediante smartphone, tablet, da desktop o notebook. Un vantaggio dei software in cloud è la comodità, in quanto gli aspetti operativi (aggiornamenti, sicurezza e manutenzione) devono essere gestiti dal provider, rendendo più snello e meno oneroso il lavoro dell’azienda;
- software di videoconferenza e connessione remota. Grazie a questi software è possibile organizzare meeting coinvolgendo collaboratori fisicamente situati a chilometri di distanza, in qualsiasi angolo del mondo;
- centralino VoIP. Uno strumento versatile e agile, dal potenziale illimitato. Le applicazioni collegate, pressoché infinite, possono essere gestite dal personale interno in modo autonomo. Non si avrà, quindi, l’esigenza di affidare il servizio di assistenza in outsourcing;
- servizi e app di messaggistica istantanea, utili per le comunicazioni veloci e per l’aggiornamento costante tra i membri del team.
L’utilizzo di una rete unica semplifica le attività, razionalizzando il tempo e migliorando la produttività: la piattaforma unica, infatti, è estremamente versatile, agile e semplice da consultare.
Communication VS collaboration
La unified communication (UC) viene spesso associata alla unified communication & collaboration (UCC). Nonostante questi due termini vengano utilizzati in qualità di sinonimi, vi è una sottile differenza tra le due architetture. Una differenza che coinvolge gli strumenti messi a disposizione dei team e le modalità con le quali vengono utilizzati.
Per quanto riguarda la UC, gli strumenti implementati in rete sono generalmente strumenti di comunicazione immediata (applicazioni per le audio conferenze, piattaforme video e altro). Per quanto riguarda la UCC, invece, all’interno della rete vengono implementati anche gli strumenti di collaborazione indispensabili alla creazione di un ambiente di condivisione (piattaforme di instant messaging o file sharing).
Nonostante questa differenza, al giorno d’oggi i due termini vengono utilizzati in maniera intercambiabile viste le tecnologie coinvolte e il costante aggiornamento degli strumenti interessati dalle due infrastrutture.
