Strategie per ottimizzare l’infrastruttura IT e ridurre i costi operativi

Con il termine infrastruttura IT intendiamo l’insieme di componenti software e hardware che consentono all’azienda di far funzionare la gestione e la distribuzione delle informazioni digitali. Non a caso l’acronimo sta per Information Technology ed è importante puntare al massimo per ottimizzare l’infrastruttura IT e dei relativi costi aziendali.

Stiamo parlando di un passaggio fondamentale per fare in modo che le infrastrutture informatiche di un’impresa non siano solo più efficienti e sicure, ma anche meno incisive in termini di costi. Sembra un’impresa titanica, vero? Non lo è per aziende specializzate che si occupano proprio di questo. Magari puntando sull’outsourcing IT.

L’importanza dell’ottimizzazione IT per il business

Vorresti passare subito ai consigli per migliorare i processi aziendali. Ma dobbiamo prima comprendere perché valorizzare il ruolo dell’IT Manager nell’ottimizzazione delle risorse tecnologiche. Perché ridurre i costi IT senza compromettere l’efficienza? E come ottimizzare l’infrastruttura che stai usando per sfruttare l’Information Technology?

Questo nodo si inserisce in una strategia più ampia di ottimizzazione dei costi che prende spunto, consapevolmente o meno, dal percorso di lean management dell’azienda. Questo concetto affonda le radici nella gestione aziendale di matrice nipponica, quando nelle fabbriche della Toyota – nel secondo dopoguerra – hanno introdotto una serie di tecniche per ridurre gli sprechi e gli errori. Con l’obiettivo di raggiungere la perfezione produttiva.

L’idea di fondo è questa: bisogna eliminare qualsiasi passaggio o spesa inutile, mettendo al centro il valore per l’utente finale. Ed è proprio questa la bussola che dobbiamo seguire nell’opera di ottimizzazione dei processi aziendali e dei costi per migliorare l’infrastruttura IT. Ci sono delle esigenze da seguire, degli standard da mantenere. Ma anche delle spese superflue che possono essere dimezzate. Da dove iniziamo?

Analisi dell’infrastruttura IT attuale

Tutto prende il via da un buon lavoro di analisi della condizione in essere. In questo modo possiamo capire cosa è stato fatto e come bisogna muoversi per ottimizzare la struttura IT e ridurre i costi aziendali. Senza intaccare la qualità del lavoro in termini di cloud security. Non è facile lavorare sul budget IT ma anche questo deve essere centrale delle tue attenzioni.

In primo luogo, consigliamo di mappare hardware, software e servizi IT in uso per identificare i costi nascosti e le inefficienze che si trasformano in colli di bottiglia che pesano sul bilancio. A volte, le aziende sostengono dei costi eccessivi che possono essere snidati con una buona analisi infrastruttura IT.

E, per questo, è consigliabile l’utilizzo di strumenti di IT Asset Management (ITAM). Vale a dire, software decisivi per monitorare, gestire e ottimizzare il ciclo di vita delle risorse IT di un’azienda, Questi strumenti sono esattamente ciò che dobbiamo utilizzare: tracciano tutti gli asset IT (server, PC, software, dispositivi di rete) ne monitorano il ciclo di vita e aiutano l’imprenditore o l’IT Service Manager a ridurre costi superflui identificando risorse inutilizzate o magari obsolete.

Migrazione al cloud: quando conviene?

Una delle convinzioni comuni riguarda la possibilità di ottimizzare l’infrastruttura IT puntando sulla cloud migration. Ovvero, abbandonando l’hardware in house e portando tutto in una condizione smaterializzata. I vantaggi del cloud computing sono noti, e riguardano soprattutto la possibilità di aumentare o ridurre le risorse IT in base alle esigenze aziendali riducendo i costi da sostenere. Non servono nuovi investimenti in infrastrutture fisiche, è chiaro.

Ma è veramente questa la soluzione? La risposta non è sempre sì e soprattutto non è priva di condizioni da conoscere. In primo luogo, devi scegliere le migliori strategie di scalabilità automatica per ridurre gli sprechi di risorse. per farlo serve una decisione rispetto al tipo di tecnologia da attivare.

Server On-Premise vs cloud computing: quale scegliere?

Iniziamo da questa differenza: meglio Server On-Premise o cloud computing? Questa decisione, chiaramente, influisce su costi, gestione e sicurezza dell’infrastruttura IT. Nel primo caso, l’azienda ha un locale dove si trovano i server fisici. Quindi gestisce il data center e relativi aspetti legati a manutenzione, sicurezza e aggiornamenti. I costi iniziali sono alti e bisogna investire in hardware, licenze, energia.

Tutto questo è bypassato dal server in cloud perché in questo caso le risorse IT sono ospitate da provider come AWS, Azure o Google Cloud e non hai nessun investimento in termini di hardware, manutenzione e gestione. Però il consumo deve essere gestito al meglio altrimenti i prezzi si impennanno.

Cloud pubblico, privato o ibrido: quale scegliere per ottimizzare i costi

Come puoi facilmente immaginare, non esiste una risposta definitiva a questa domanda. Tutto dipende dalle esigenze in termini di budget, sicurezza e scalabilità della tua attività. Vediamo quale opzione è più conveniente per l’ottimizzazione dei costi attraverso i vantaggi del cloud computing.

Il cloud pubblico rappresenta il classico pay-as-you-go, si paga solo per le risorse usate e abbatti le spese di hardware. Ma hai poco controllo sui dati: perfetto per startup e aziende che devono scalare con budget limitato. Il cloud privato, quindi, offre maggior controllo sui costi a lungo termine per aziende che presentano delle necessità costanti.

I vantaggi in termini di Cloud Security sono determinati sempre dalla configurazione dell’infrastruttura. Inoltre, i costi sono elevati e adatti ad aziende con grandi esigenze in termini di sicurezza come banche, ecommerce di notevole entità, ospedali, ASL, enti governativi. Il cloud ibrido è un bilanciamento tra spese e sicurezza perché organizza i dati sensibili nell’infrastruttura privata, e le applicazioni nel cloud pubblico.

Automazione IT per migliorare efficienza e produttività

Altro orizzonte interessante per ottimizzare l’infrastruttura IT: l’automazione. E, nello specifico, parliamo di automazione dei processi aziendali con RPA. Migliorare la produttività vuol dire fare delle scelte, e la Robotic Process Automation può essere una delle soluzioni più interessanti.

Perché questi software, noti come robot o bot, possono automatizzare attività ripetitive emulando le interazioni umane eseguendo operazioni di base: clic su un tasto, inserimento di un testo e altro ancora. 

Anche il classico lavoro di AI e Machine Learning per l’ottimizzazione delle operazioni IT è una frontiera che deve essere valutata nel percorso di miglioramento delle risorse. Ma se cerchiamo nuove strategie per automatizzare l’ottimizzazione delle infrastrutture, ridurre errori manuali e migliorare i costi dobbiamo considerare l’universo di script e orchestrazione IT. Stiamo parlando delle sequenze di comandi che automatizzano attività ripetitive o complesse. 

Powershell di Microsoft è un esempio concreto su questo fronte con il suo linguaggio di scripting. In più consideriamo la gestione orchestrata di ambienti IT in grado di garantire che i processi siano eseguiti in ordine e senza errori. Terraform (HashiCorp) e Ansible (Red Hat) sono due esempi concreti.

Esternalizzazione e Managed Service: quando conviene?

In questi passaggi abbiamo parlato più volte di servizi interni o esterni, quindi appare chiara la necessità di fermare un attimo l’enumerazione delle strategie per ottimizzare le infrastrutture per fare questa domanda: outsourcing IT vs gestione interna, quali sono pro e contro di questo scenario? 

Di sicuro la prima opzione è utile per ridurre i costi iniziali e delegare esternamente le spese di hardware ma il controllo è limitato. Ad esempio, con il MSP (Managed Service Provider) puoi ridurre i costi delegando servizi IT ad aziende esterne ma il livello di personalizzazione è sempre ridotto. In alcuni casi, però, questa può essere la soluzione ideale. 

Ad esempio, quando scegliere un SOC as a Service per la cybersecurity aziendale? Nel momento in cui le responsabilità sono elevate e non hai le risorse interne per gestire con continuità – anche di notte e nei giorni festivi – può essere importante delegare questi passaggi ad agenzie specializzate in sicurezza IT

Virtualizzazione e consolidamento dei server

Altro fronte essenziale per ottimizzare l’infrastruttura IT: ragionare in termini di virtualizzazione dei server. Il motivo di questo passaggio? Di sicuro possiamo operare concretamente sulla riduzione dei costi hardware grazie alla virtualizzazione dei server, il bilanciamento del carico e clustering per una gestione efficiente. 

Ma la chiave di lettura è sempre la stessa: bisogna individuare la combinazione ideale perché la virtualizzazione non è sinonimo di ottimizzazione automatica delle infrastrutture IT. Ad esempio: VMware, Hyper-V, Proxmox sono delle opzioni interessanti. Quali soluzioni scegliere? Hyper-V, ad esempio, è l’hypervisor integrato in Windows Server mentre Proxmox VE è open source: per avere una visione chiara c’è questa tabella da valutare:

Sicurezza IT: come proteggere l’infrastruttura riducendo i costi

Il paradosso è questo: per ottimizzare i costi dell’infrastruttura IT devi investire in sicurezza. Perché anticipare le minacce dei cybercriminali vuol dire evitare i costi legati a sanzioni e rimborso danni dagli importi difficili da sostenere. In questi casi bisogna ragionare su un zero trust security model che ti consente di ridurre i rischi con un controllo puntuale su ogni aspetto dell’infrastruttura IT, sia hardware che software.

Soprattutto in ottica di shadow security, per evitare l’uso di programmi da parte dei dipendenti senza l’approvazione del reparto sicurezza. La protezione degli endpoint è decisiva, per questo bisogna scegliere il miglior software Endpoint Detection and Response per presidiare queste possibili porte d’ingresso. 

Gestione intelligente dell’energia e sostenibilità IT

Come ridurre il consumo energetico dei data center? Questa è una domanda che ogni bravo manager aziendale e responsabile del budget IT deve porsi per ottimizzare le risorse aziendali e le infrastrutture IT. Il primo passo per diminuire la spesa di energia necessaria per i data center è semplice: bisogna scegliere hardware a basso consumo e soluzioni ecologiche. 

Anche i temi di cloud sostenibile e certificazioni ambientali possono essere portate al centro delle decisioni: insieme ai consulenti hardware e software puoi scegliere la giusta combinazione di performance, gestione dell’infrastruttura IT a basso consumo ed esigenze interne. La parola d’ordine è Green IT: si possono scegliere hardware a basso consumo e soluzioni ecologiche per la tua azienda, basta avere il supporto adeguato.

Strategie per negoziare contratti IT più vantaggiosi

Non possiamo chiudere questo articolo senza ricordare che una parte del lavoro riguarda la capacità di ridurre i costi software con licenze flessibili (tipo SaaS, Pay-as-you-go): queste condizioni sono utili nel momento in cui c’è la necessità di gestire velocemente la scalabilità, soprattutto per startup e piccole realtà.

Grandi aziende, con esigenze particolari, possono trovare maggior convenienza in soluzioni più articolate e proprietarie. Questo può dirlo solo un audit generale per eliminare sprechi e costi nascosti gestiti aziende IT specializzate in cybersecurity. In ogni caso, una volta individuate le combinazioni migliori, conviene consolidare i fornitori per ottenere sconti e semplificare la gestione IT. Lavorare solo con pochi riferimenti fidati è un buon modo per tenere fede ai principi della lean organization, l’organizzazione snella che ti permette di risparmiare risorse che puoi dedicare a ciò che porta reale valore all’azienda.

Qual è la strategia giusta per la tua azienda?

Abbiamo analizzato le diverse strategie per ottimizzare l’infrastruttura IT. E c’è stata una riflessione sul controllo dei costi aziendali collegati a questi passaggi. Si è parlato di software per la virtualizzazione, cloud computing, intelligenza artificiale per automatizzare i processi e software specifici a confronto, ITSM.

Tutto questo è subordinato a una buona consulenza per la riduzione delle spese aziendali: vuoi ridurre i costi della tua infrastruttura IT senza perdere efficienza? Contattaci per ottimizzare l’infrastruttura IT con una consulenza personalizzata.