I sistemi informativi aziendali, ritenuti, ormai, essenziali per il funzionamento dell’impresa, rimandano a infrastrutture che raccolgono e gestiscono dati, dai quali hanno, poi, origine interi flussi di informazioni.
E le aziende – di qualsiasi dimensione e settore di appartenenza – vivono di flussi strutturati di informazioni. Al punto che, a questi, oggi, viene attribuita un’importanza pari a quella dei flussi di merci e delle risorse finanziarie.
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Cosa sono i sistemi informativi aziendali
Un insieme fatto di funzioni, applicazioni, reti tecnologiche e procedure che, interagendo tra loro e incrociandosi, sono in grado di rendere disponibili una serie di informazioni utili: questi sono i sistemi informativi aziendali.
Informazioni ricavate dalla raccolta, elaborazione e catalogazione di tutti quei dati che ogni azienda produce attraverso la propria attività.
E “utili”, in quanto esiste una relazione privilegiata fra i sistemi informativi aziendali e il benessere dell’impresa. Dai primi, infatti, derivano informazioni preziose per l’azienda, dalle quali dipendono valutazioni, previsioni e pianificazioni. In una parola: le strategie di business.
Strategie basate, oggi, sempre meno su previsioni indicative e sempre più su previsioni fondate su dati precisi, concreti, e di cui si conoscono le fonti.
I sistemi informativi sono fortemente integrati con il sistema organizzativo e, negli ultimi anni, rappresentano strumenti basilari per una definizione puntuale dei processi all’interno delle aziende, ad esempio attraverso il monitoraggio e la rilevazione di eventuali inefficienze e problemi.
Tra i “compiti” di ogni sistema informativo – definito anche EIS (Enterprise Information System) – ricordiamo l’immagazzinamento, l’organizzazione e l’aggiornamento dei dati; la rilevazione di errori, problemi e inefficienze; l’analisi delle performance e dei risultati e, infine, le previsioni per la pianificazione delle strategie di business.
Quali sono i sistemi informativi aziendali e come funzionano
All’interno delle aziende, i sistemi informativi sono numerosi e diversi tra loro, a seconda del tipo di funzione, di attività e di processi ai quali fanno riferimento.
Funzioni quali, ad esempio, Produzione, Logistica, Finanza e Ricerca & Sviluppo possiedono, ognuna, un proprio sistema.
In particolare, le funzioni Marketing e Vendite necessitano di sistemi informativi in grado di gestire l’acquisizione degli ordini, mentre la funzione Gestione del personale ha bisogno di sistemi che, tra le varie operazioni, rilevino la presenza dei dipendenti e ne amministrino gli stipendi.
Andando più in profondità e guardando alle molteplici attività che si svolgono all’interno delle aziende, quello che si riscontra è che, più ci si avvicina ai vertici della piramide organizzativa, maggiore è la mole di dati che giungono dal basso e più forte è la necessità di selezionarli in tempi brevi e di prendere decisioni strategiche.
Per supportare tali attività, l’informatica mette a disposizione specifici sistemi informativi, tra i quali ricordiamo l’ESS – Executive Support System, software utilizzato a livello strategico, per decisioni non di routine, qualora si presentino problematiche nuove per l’azienda; il DSS – Decision Support System, per prendere decisioni e risolvere problematiche utilizzando sia i dati interni all’azienda, sia quelli provenienti dall’esterno; il MIS – Management Information System e, infine, il TPS – Transaction Processing System, per operazioni di routine relative ad attività aziendali, tra cui l’inserimento di ordini e il calcolo degli stipendi.
Per quanto concerne, invece, i processi aziendali, tra i sistemi informativi maggiormente utilizzati figurano l’ERP – Enterprise resource planning, software capace di gestire più processi afferenti a più aree, tra le quali approvvigionamento e stoccaggio dei materiali, produzione, finanza e marketing; il CRM – Customer relationship management: sistema informativo molto utilizzato dalle aziende per gestire i clienti; l’SCM – Supply Chain Management, per coordinare le varie funzioni aziendali sia all’interno dell’azienda che lungo la catena di approvvigionamento.
Perché si parla di IT Business o Business Technology
Già nel 2007, Forrester Research sosteneva che ogni aspetto dell’organizzazione aziendale è intriso delle tecnologie che utilizza, a partire dalle semplici operazioni di processo, fino ad arrivare all’uso della rete per la gestione di clienti e fornitori. E pronosticava:
“Sebbene, oggi, solo poche imprese riconoscano le implicazioni di questa tendenza, entro cinque anni, la maggior parte si renderà conto che la Business Technology è fondamentale per ottenere risultati in termini di business”.
A distanza di tredici anni, in piena trasformazione digitale e complici nuovi modelli di business e una concorrenza sempre più accesa, il ruolo dell’IT Business – o Business Technology – è divenuto centrale nel gestire e ottimizzare i propri processi aziendali. Al punto che il successo di un’impresa è legato a filo doppio all’utilizzo consapevole e professionale delle tecnologie IT. Ma non solo.
È altrettanto centrale la mappatura, il monitoraggio, dei servizi IT a supporto del business, con tutte le componenti tecnologiche necessarie alla loro erogazione e gestione. E qui entra in campo il Business Service Management – BSM, approccio metodologico e piattaforma tecnologica che consente di connettere i servizi IT a supporto del business con le sottostanti infrastrutture IT.
L’obiettivo? Ottenere informazioni circa la reale efficacia dei servizi IT e verificare l’allineamento tra strumenti informatici da un alto e business dall’altro.
Il valore del Business Service Management sta proprio qui: migliorare la gestione IT in azienda, mediante tutte quelle informazioni da parte di coloro che utilizzano le soluzioni messe a disposizione dai dipartimenti informatici nell’ambito del business.
